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甚麼是公司秘書

根據香港公司法規定,每所在香港註冊的有限公司都必須委任一位 "公司秘書"。

成為公司秘書的資格
公司秘書可以是一個自然人(香港居民) 或一個法人團體(香港註冊的有限公司)。若為個人,該人必須經常居住於香港;若為法人團體,該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。

公司秘書一職可由董事兼任,即具有雙重身分。但是,如果公司只有一個董事,那麼該董事就不可以兼任公司秘書。當一份文件應由董事和公司秘書聯合簽署時,具有董事和公司秘書雙重身分的人士只能以公司秘書的身分簽署。

公司秘書的責任
公司秘書的責任取決於其與公司的安排。一般來說,秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:
  • 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;
  • 在董事會的指示下,簽發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人士;
  • 公司秘書有須要時應加簽文件和蓋章;
  • 處理股權轉讓事宜。
  • 向公司註冊處申報年度報告;
  • 整理公司股東和董事登記資料,按規定向公司註冊處提交更改董事或股東的通知等;
  • 當公司進行某些活動或交易時,向公司註冊處申報,例如: 股權變更,資產抵押等;
  • 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊。


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