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如何保存業務紀錄


法例規定,在香港經營業務的人士,必須就其收入及開支,保存適當的記錄,以便確定其應評稅利潤。業務紀錄須由交易日期起計最少保存七年,如不遵照法例規定保存指定的紀錄,最高可被罰款十萬元。

必須保存的文件及記錄
銷貨
包括: - 收銀機紙帶 - 收入帳簿 - 銷貨發票 - 記事簿及日記簿 - 每日的收款紀錄 - 退貨的貸項通知單。
 
購貨及開支
包括: - 付款收據,包括收銀機紙帶/往來帳結算表/日記帳 - 支票存根 - 有關購貨及開支的發票 - 小額購貨的零用金憑單 - 每日開支記錄。
 
銀行帳戶
包括: - 存款單 - 支票存根,列明 - 付款日期 - 支票款額 - 收款人姓名 - 購貨或用以支付服務之詳情 - 有關開支屬業務抑或個人性質 - 銀行結單。
 
資產
包括: - 買賣合約副本 - 市場估價(如有需要) - 相關開支(律師費、佣金、印花稅)的結單、發票和收據 - 改進資產所耗費之開支。
 
現金收支
包括:所有收支款項的記錄。任何現金收支如果沒有包括在銷貨、購貨及開支或資產的記錄內,均須分開記錄。
 
期末結算
每個會計年度結束時必須編製: - 存貨表,列明貨物的數量和價值(如屬於經營商品買賣的話) - 債務人和債權人清單。